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zoom RSS 「エクセル9」の統廃合 

<<   作成日時 : 2013/01/06 13:27   >>

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「エクセル9」と云っても能率手帳の話です。昨年より気にかけて本屋や文具店で本年度版を探していましたが、元々品薄なのか見つかりません。仕方ないので、インターネットでメーカーから取り寄せようとしたところ、「エクセル9」は廃止商品となり「マンスリー4」に統合されていることがわかりました。まだ、「マンスリー4」の現物を見ていませんので気にいるか心配しています。

「エクセル9」は見開き2頁に月間カレンダー表が毎月綴られただけのシンプルなもので、残りの大半は罫線だけの頁(自由欄=メモ)になっています。

スケジュールは大まかにしか書けません。しかし、罫線だけの自由欄はひたすらメモを書き込むことができるので、本社部門で各社、各部署との打ち合わせ内容やキーマンとの議事を取るメモとして大変重宝し、約20年間使い続けて来ました。会社から支給される週単位の手帳には会社の経営理念や行動指針等が記載され携帯するように言われていましたがその手帳は机に仕舞い込んでいました。

年初、仕事始めの日に「エクセル9」の自由欄、約100枚、200頁を5つのテーマに区分し、現状の課題と解決に向けた目標を書いた付箋を貼りつけていました。テーマは取引先別であったり、ジャンル別であったりしましたが、同じ部署で長く仕事をすることが多かったため頁数の割当の方に苦心していました。

例えばグループ会社を担当した時はグループ戦略上の課題が多い会社ほど相手先の役職員と交流が増え、経営が安定している会社は月次報告だけ受けていればいいので手帳の枚数は少なくて済みます。また、企画的な仕事では経営、人事戦略、財務、法務等で区分し、その時々の課題と対策を書きこんでいました。環境が変化すると課題も対策も変化しますので、頭を整理するときには手帳を読み返すようにしていました。出張のときも担当先の情報は手帳に記録され時系列に方針等の変化もおさらいしながら折衝が可能でした。

週単位の手帳は右頁に記録欄がありますが、これに何かのテーマで書き込むと、以前、同じテーマで書いたものが離されてしまうので整理が難しくなる気がしました。また、大学ノートにメモを取る人も多いでしょうが、報告書や議事録等の法定帳簿に転記すれば用済みとなります。私はメモは別途取りますが報告書にする前の頭の整理として手帳を使っていました。また自分の意見や感想も記載していましたので臨場感がありました。

私にとっての手帳は自己のスケジュール管理よりも取組課題の整理とその解決策への道程を記録するアクションプランとして使って来た気がします。社外や他部署の会議に出席するときもこの手帳一つ持って、会議終了後に要点や意見感想を書き込み、後日見直すと関係者の考えの変化に気づかされることが多々あり今後の折衝の参考になりました。

昨年、熟年起業したとき、私は「エンセル9」の自由欄をテーマ別に区切ることを止めました。個人事業主ですから全ては自分で判断することになるため分ける必要はない気がしました。しかし、果たしてそれでいいのか悩んでいます。新しい「マンスリー4」を手にして考えようと思っています。

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